¿Somos las consultoras externas una herramienta eficaz en las #PyMES?: Gestión de #Compras

A raíz de escribir ¿Somos las consultoras externas una herramienta eficaz para las PyMES?, Sebastián García de Avancix me dejó un comentario hablándome de la importancia de la gestión de compras: «…  responsable de la mayor partida de coste y desembolso de tesorería de las empresas…y fuente de potenciales mejoras en productividad y competitividad olvidadas y por supuesto desaprovechadas.»  Ante este comentario, pensé que sería interesante iniciar una serie profundizando en las diferentes áreas y su importancia en el éxito de las PyMES y, puesto que Sebastián García me había dejado el comentario, ha sido el primero a quien se lo he pedido. A continuación os dejo con un artículo suyo, francamente interesante, que explica la importancia y la finalidad de la Gestión de Compras:

La gestión de compras: ¿para qué?

Una de los temas recurrentes que nos encontramos en Avanzix es la confusión que tienen muchas empresas y entidades públicas entre la Gestión de Compras y la Gestión de los Aprovisionamientos.

Es habitual que al inicio de las entrevistas se escuchen expresiones como  “No vemos la importancia de las Compras” “No tenemos tiempo para ocuparnos de eso” o simplemente “Compras, ¿para qué?”.

La causa principal de este bajo interés inicial es la confusión entre lo que es la Gestión de Compras y la Gestión de Aprovisionamientos. Los interlocutores asimilan “Compras” a “Aprovisionamientos”, lo cual es un importante error conceptual. Hacer esta asimilación es como si dijéramos que el Marketing y la posterior Gestión Comercial es lo mismo que la Logística de Clientes.

La gestión de Compras y los Aprovisionamientos son gestiones complementarias, la primera enfocada a un terreno estratégico y táctico y la segunda a un nivel operativo.

¿De qué se ocupa cada una?

Los Aprovisionamientos se ocupan fundamentalmente de que el flujo físico y el suministro de los bienes y servicios se realice en la cantidad y plazo necesarios para la empresa y supervisan y monitorizan que las condiciones contratadas sean correctamente cumplimentadas por los proveedores y suministradores, gestionando que nuestros niveles de existencias sean razonables y tendentes a nuestro volumen de consumo real. Una labor ardua y créanme ingrata y difícil muchas veces, pero siempre  muy importante para la eficiencia de la Empresa. No les quepa duda. Para los profesionales del tema, este es el nivel operativo de la gestión.

Las Compras se responsabilizan de dos ámbitos: El estratégico y el táctico.

En el nivel estratégico, las Compras se ocupan de alinear las estrategias de contratación con la estrategia general de la Empresa, trabajando para conseguir que las cadenas de valor previas  trabajen lo más alineadas con la nuestra y con la de nuestros clientes. Es decir, en la búsqueda del mejor alineamiento posible del sistema de valor de nuestro producto o servicio.  Pero, además, se ocupan de gestionar las oportunidades y amenazas que provienen de los mercados de insumos en los que la Empresa contrata. La gestión estratégica es basicamente proactiva, e intenta anticipar los riesgos y ventajas que la Empresa puede encontrar e impactar en su propia actividad. Una gestión estratégica permite avanzarse a los acontecimientos evitando en buena medida los impactos negativos que provienen de nuestros insumos, o aprovecharnos de las ventajas, generando una ventaja comparativa respecto a nuestra competencia.

En el nivel táctico, la responsabilidad se inicia desde conseguir una definición clara e inequívoca de nuestras necesidades de contratación en nuestra Empresa, trasladando de forma inteligible, comprensible y eficientemente estas necesidades a los mercados que previamente se han localizado e investigado sus capacidades como mercados para satisfacer nuestras  necesidades tanto productivas como funcionales,  entender sus dinámicas, localizar los mejores ofertantes para cumplir los requisitos de coste, calidad y servicio necearios asegurando la sostenibilidad y continuidad de suministros mediante el análisis de la estructura empresarial de los proveedores, realizar la prospección de ofertas que entiendan y satisfagan nuestros requerimientos, compararlas correctamente, negociar y mejorar las propuestas, incluso teniendo en cuenta las propuestas alternativas de los ofertantes, cerrar acuerdos con los futuros suministradores, asegurando el completo entendimiento entre las partes, que eviten futuros errores o malinterpretaciones (No olvidemos que la relación con los proveedores es una relación mercantil con un impacto legal evidente), y que permitan una dinámica fluida y sin problemas durante la fase operativa, es decir, el Aprovisionamiento.  Y realizar una vigilancia constante de la competitividad del panel de proveedores y de los cambios de las dinámicas de los mercados, intentando adelantarse en la medida de lo posible a su acaecimiento, informando inmediatamente de las señales al nivel estratégico.

Fíjense que los tres niveles se complementan. Una correcta definición estratégica de las Compras, permite un trabajo táctico bien enfocado y consciente de apoyar la consecución de objetivos de la Compañía, y un buen trabajo táctico, permite un desarrollo operativo, es decir, de los Aprovisionamientos mucho más fluido, con contrataciones inequívocas, y por tanto, con un mayor grado de eficiencia y eficacia en el proceso interno de generación del valor de nuestra Empresa. A su vez, el Aprovisionamiento retroalimenta información al nivel táctico sobre el “comportamiento” de los proveedores y suministradores, alimentando el proceso de mejora continua de la Gestión de Compras.

No es posible desarrollar una labor de aprovisionamiento eficaz, sin una contratación bien hecha, y esta a su vez, no puede diverger de lo que estrategicamente necesita nuestra Empresa para competir y salir vencedores de la constante lucha por la supervivencia como Empresa.

Y para añadir la guinda a este pastel, el impacto económico de las Compras de Explotación y la contratación de Gastos Fijos puede ser el más importante de nuestra cuenta de pérdidas y ganancias, incluso por encima de los costes de personal. Las Compras y contrataciones son la segunda palanca de inducción de beneficio y margen, tras las ventas…

Las empresas necesitan contratar, desde que nacen. En muchos casos se entiende que un emprendedor no necesita entender la dinámica de las Compras y Contrataciones. Un concepto alejado del día a día de la actividad emprendedora, donde precisamente se ha de contratar mucho, sin apenas ingresos, con lo que el capital del que se dispone se debe administrar con mucha cautela y precisión.

Esperamos, humildemente, que la próxima vez que piensen o les hablen de Compras, se acuerden de esta breve reflexión, y ya no respondan…¿Gestión de Compras, para qué?

Fuente: Sebastián García – Avancix

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